Vom Wiegeschein zur E-Rechnung, ohne Zwischenschritt.
Wer täglich wiegt, schreibt viele Rechnungen und braucht sie künftig im strukturierten Format. hpo Smart Scale erzeugt sie direkt aus den Wiegescheinen: als ZUGFeRD-PDF oder reines XML, geprüft und automatisch versendet.
Warum die PDF-Rechnung nicht mehr reicht.
Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz nach europäischer Norm. Für Bauunternehmen gilt ein anderer Weg: was hpo Bau dafür vorbereitet.
Ein strukturierter Datensatz statt eines Rechnungsbildes.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich: ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, und XRechnung als reines XML.
Ein ZUGFeRD-PDF sieht für Ihren Kunden aus wie immer und lässt sich trotzdem automatisch einlesen. Beide Wege beherrscht hpo Smart Scale.
Zur Waagensoftware
Vier Schritte vom Wiegen zum Zahlungseingang.
Der Weg bleibt wie bisher.
Wiegen und dokumentieren
Jede Verwiegung erzeugt den Wiegeschein.
Rechnungslauf starten
Der Lauf fasst die Wiegescheine zur Sammelrechnung je Kunde zusammen.
Pflichtangaben prüfen
Vor dem Versand wird geprüft, ob die erforderlichen Angaben vollständig sind.
Versenden und nachhalten
Der Versand läuft automatisch per E-Mail, offene Posten bleiben im Blick.
„Am Anfang dachten wir vor allem an die Zeitersparnis beim Wiegen. Im Nachhinein war der größere Vorteil, dass die Daten sofort für die weitere Verarbeitung und Abrechnung zur Verfügung stehen.“
Was die Fakturierung abdeckt.
Die Rechnungsstellung ist ein Lizenzmodul der Waagensoftware und lässt sich später ergänzen.
Formate und Norm
- Gesetzeskonform nach EN 16931
- ZUGFeRD-PDF oder reines XML
- Prüfung der Pflichtangaben vor dem Versand
Aus der Verwiegung heraus
- Sammelrechnung je Kunde auf Knopfdruck
- Keine Übertragung in ein zweites System
Preise und Konditionen
- Kundenpreislisten je Material
- Offene Posten und Mahnwesen
Versand
- Automatischer Versand per E-Mail
- E-Mail als eigenes Lizenzmodul
Zeitgesteuert
- Rechnungslauf zu festen Zeitpunkten
- Läuft auch außerhalb der Bürozeiten
Betrieb
- Auf eigenem Server oder aus der Cloud
- Modular lizenziert nach den genutzten Bestandteilen
Was Waagenbetreiber vorher wissen wollen.
Fehlt Ihre Frage? Schreiben Sie uns kurz, wir antworten direkt.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz nach EN 16931, den ein ZUGFeRD-PDF als eingebettetes XML enthält und ein normales PDF nicht.
Müssen wir dafür ein zweites System anschaffen?
Nein. Die Fakturierung ist ein Lizenzmodul von hpo Smart Scale und arbeitet mit denselben Daten wie die Verwiegung.
Können wir weiterhin Papier-Wiegescheine drucken?
Ja. Der Wiegeschein wird gedruckt oder per E-Mail versendet, unabhängig vom Format der späteren Rechnung.
Läuft das auch ohne eigenen Server?
Ja. hpo Smart Scale kann zentral in der Cloud laufen, wer im eigenen Haus bleiben möchte, installiert lokal.
Weitere Themen.
Vom Wiegeschein zur E-Rechnung.
In der Vorführung gehen wir den Weg bis zur fertigen E-Rechnung durch, mit Ihren Materialien und Ihrer Preisstruktur.