Vom Wiegeschein zur E-Rechnung. Ohne Zwischenschritt.
Wer täglich wiegt, schreibt am Monatsende viele Rechnungen – und braucht sie künftig im strukturierten Format. hpo Smart Scale erzeugt sie direkt aus den Wiegescheinen: als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML oder als reines XML, geprüft und automatisch versendet.
Warum die PDF-Rechnung nicht mehr reicht.
Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz nach europäischer Norm. Für Bauunternehmen gilt ein anderer Weg – was hpo Bau dafür vorbereitet.
Strukturierte Daten statt Bild einer Rechnung.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sind, damit das System des Empfängers sie ohne Abtippen verarbeiten kann. In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich: ZUGFeRD – ein PDF, in dem die Daten zusätzlich als XML eingebettet sind – und XRechnung als reines XML, verbreitet bei öffentlichen Auftraggebern.
Der praktische Unterschied: Ein ZUGFeRD-PDF sieht für Ihren Kunden aus wie immer und lässt sich trotzdem automatisch einlesen. Beide Wege beherrscht hpo Smart Scale.
Zur Waagensoftware
Zur zeitlichen Einordnung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, die zum 1. Januar 2028 auslaufen. Was das konkret für Ihren Betrieb bedeutet, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater – wir liefern die technische Seite.
Vier Schritte vom Wiegen zum Zahlungseingang.
Der Weg ist derselbe wie bisher – nur das Ergebnis ist ein strukturierter Datensatz statt eines Ausdrucks.
Wiegen und dokumentieren
Jede Verwiegung erzeugt den Wiegeschein mit Alibi-Nummer, Wiegezeitpunkt und – wo eingerichtet – Kamerabild und Unterschrift des Fahrers.
Rechnungslauf starten
Der Lauf fasst die Wiegescheine eines Zeitraums zur Sammelrechnung je Kunde zusammen. Kundenpreislisten, Zuschläge und Skonto sind dabei berücksichtigt.
Pflichtangaben prüfen
Vor dem Versand wird geprüft, ob die nach Norm erforderlichen Angaben vollständig sind. Fehlt etwas, fällt es hier auf – nicht beim Kunden.
Versenden und nachhalten
Der Versand läuft automatisch per E-Mail. Offene Posten und ein mehrstufiges Mahnwesen halten nach, was noch aussteht.
„Am Anfang dachten wir vor allem an die Zeitersparnis beim Wiegen. Im Nachhinein war der größere Vorteil, dass die Daten sofort für die weitere Verarbeitung und Abrechnung zur Verfügung stehen.“
Was die Fakturierung abdeckt.
Die Rechnungsstellung ist ein Lizenzmodul der Waagensoftware und lässt sich später ergänzen.
Formate und Norm
- Gesetzeskonform nach EN 16931
- ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML
- Alternativ reines XML
- Prüfung der Pflichtangaben vor dem Versand
Aus der Verwiegung heraus
- Rechnungspositionen entstehen aus den Wiegescheinen
- Sammelrechnung je Kunde auf Knopfdruck
- Wiegeschein bleibt als Nachweis zugeordnet
- Keine Übertragung in ein zweites System
Preise und Konditionen
- Kundenpreislisten je Material
- Zuschläge und Skonto
- Offene Posten im Blick
- Mehrstufiges Mahnwesen
Versand
- Automatischer Versand per E-Mail
- Nachvollziehbare Warteschlange
- Wiegeschein wahlweise sofort nach der Wägung
- E-Mail als eigenes Lizenzmodul
Zeitgesteuert
- Rechnungslauf zu festen Zeitpunkten
- Mahnlauf automatisch
- Exporte und Datensicherung im selben Zeitplan
- Läuft auch außerhalb der Bürozeiten
Betrieb
- Vollständig im Browser bedienbar
- Auf eigenem Server oder aus der Cloud
- Mehrere Waagen und Standorte in einer Installation
- Modular lizenziert – Sie zahlen, was Sie nutzen
Was Waagenbetreiber vorher wissen wollen.
Fehlt Ihre Frage? Schreiben Sie uns kurz, wir antworten direkt.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz nach EN 16931. Ein ZUGFeRD-PDF erfüllt das, weil die Daten als XML im PDF eingebettet sind – ein normales PDF nicht.
Müssen wir dafür ein zweites System anschaffen?
Nein. Die Fakturierung ist ein Lizenzmodul von hpo Smart Scale und arbeitet mit denselben Daten wie die Verwiegung. Es gibt keine Schnittstelle und keine doppelte Datenpflege.
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?
Die Prüfung läuft vor dem Versand. Unvollständige Rechnungen fallen dabei auf und lassen sich korrigieren, bevor sie beim Kunden landen.
Können wir weiterhin Papier-Wiegescheine drucken?
Ja. Der Wiegeschein wird gedruckt oder per E-Mail versendet – unabhängig davon, in welchem Format die spätere Rechnung ausgeht.
Läuft das auch ohne eigenen Server?
Ja. hpo Smart Scale kann zentral in der Cloud laufen; der Cloud Connector bindet Waagen, Kameras, Anzeigen und Drucker vor Ort an. Wer im eigenen Haus bleiben möchte, installiert wie gewohnt lokal.
Wir verkaufen Waagen – können wir das anbieten?
Ja. hpo Smart Scale gibt es als Partnerlösung für Waagenhersteller, Händler und Systemintegratoren, ohne dass Sie eigene Software entwickeln.
Weitere Themen.
Sie hängen im Alltag zusammen – hier stehen sie einzeln erklärt. Alle Themen im Überblick
Sehen Sie den Rechnungslauf an Ihrem Fall.
In einer unverbindlichen Demo gehen wir den Weg von der Erstverwiegung über den Wiegeschein bis zur fertigen E-Rechnung durch – mit Ihren Materialien und Ihrer Preisstruktur als Beispiel.