hpo Bau liefert die geprüfte Grundlage für Ihre E-Rechnung.
Seit 2025 gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen neue Formate – und viele Baubetriebe fragen sich, was das für ihre Software bedeutet. Für hpo Bau ist die Antwort kurz: Rechnungen entstehen weiterhin in Ihrem kaufmännischen Programm. Was hpo Bau beisteuert, ist die geprüfte Leistung dahinter.
Funktionsumfang und Zuständigkeiten.
Welchen Teil der Abrechnung hpo Bau übernimmt.
Grundlage für Ihre Rechnung
- Geprüfte Leistungsdaten je Projekt und Kunde
- Übergabe per Bericht und CSV-Export
- Rechnungen entstehen in Ihrem kaufmännischen Programm
Aber: die belastbare Grundlage dafür
- Stunden nach Projekt, Kunde und Zeitraum
- Regienachweise, Material und Lieferscheine am selben Vorgang
- Geprüft und freigegeben, bevor abgerechnet wird
Für Betriebe mit Fahrzeugwaage: hpo Smart Scale erzeugt E-Rechnungen aus den Wiegescheinen.
Eingangsrechnungen werden seit August eingelesen.
Für Rechnungen, die bei Ihnen eingehen, gilt seit August ein anderer Stand.
E-Rechnungen von Lieferanten einlesen
- ZUGFeRD und XRechnung werden unmittelbar übernommen
- Ohne Texterkennung, ohne KI und ohne Abtippen
- Der Anteil solcher Belege wächst mit der Versandpflicht
Und was daraus wird
- Freigabe durch den Bauleiter des Projekts
- Von dort in die Kosten der Baustelle
- Alles Weitere unter Eingangsbelege
Die Abgrenzung oben bleibt davon unberührt: Ausgangsrechnungen entstehen weiterhin in Ihrem kaufmännischen Programm.
E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail.
Der Unterschied liegt nicht im Versandweg, sondern im Format.
Strukturierte Daten statt Bild einer Rechnung.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, wie eine Rechnung aufgebaut ist, damit das System des Empfängers sie ohne Abtippen verarbeiten kann. In Deutschland sind ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteten Daten, und XRechnung als reines XML gebräuchlich.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland solche Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis zum 1. Januar 2028. Was das für Ihren Betrieb bedeutet, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Wie Nachweise entstehen
Entscheidend ist die belegte Leistung hinter der Rechnung.
Aufgehalten wird die Abrechnung fast immer von etwas anderem.
Fehlende Nachweise
- Die Freigabematrix zeigt, wo Stunden offen sind
- Sichtbar im laufenden Monat, nicht erst am Monatsende
- Erinnerung per E-Mail und auf das Gerät
Strittige Regiestunden
- Unterschrift von Polier und Bauherr auf dem Gerät
- Foto und Lieferschein am selben Vorgang
- Kürzungen lassen sich mit Belegen beantworten
Unklare Mengen
- Plan gegen Ist je Projekt
- Material und Geräteeinsatz je Baustelle
- Auswertung ohne Umweg über Excel
Übergabe ins System
- Berichte druckfertig als PDF, Stammdaten per CSV
- Lohndaten über die BRZ-Schnittstelle
- Weitere Formate klären wir auf Anfrage
Belege am Vorgang
- Lieferscheine und Fotos aus der App
- Spesen von beantragt bis abgerechnet
- Dateiablage an Projekt, Fahrzeug und Vorgang
Für Waagenbetreiber
- hpo Smart Scale rechnet Verwiegungen direkt ab
- E-Rechnung nach EN 16931 aus den Wiegescheinen
- Offene Posten und Mahnwesen
Von der Leistung zur Rechnungsposition.
hpo Bau begleitet die ersten drei Schritte; den vierten übernimmt Ihr System.
Leistung erfassen
Stunden, Material und Geräte entstehen im Arbeitsnachweis, auch ohne Mobilfunknetz.
Bestätigen und freigeben
Regieleistungen werden unterschrieben, die Bauleitung gibt frei.
Auswerten
Im Büro stehen die abrechenbaren Mengen je Projekt und Kunde bereit.
Rechnung schreiben
Ihr kaufmännisches Programm erzeugt daraus die Rechnung im geforderten Format und versendet sie.
Was Betriebe vorher wissen wollen.
Was hier nicht steht, beantworten wir Ihnen direkt. Schreiben Sie uns kurz.
Wie unterstützt hpo Bau die Rechnungsstellung?
hpo Bau liefert die geprüften Leistungsdaten für Ihr kaufmännisches Programm.
Können Sie eingehende E-Rechnungen verarbeiten?
Ja, seit August. ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien von Lieferanten werden im Paket Betrieb ohne KI eingelesen und laufen über die Freigabe des Bauleiters in die Projektkosten.
Wie kommen die Daten in unser Abrechnungsprogramm?
Über Auswertungen, PDF-Berichte und den CSV-Export, für Lohndaten über die zubuchbare Lohnschnittstelle. Weitere Formate klären wir auf Anfrage.
Ab wann müssen wir E-Rechnungen versenden können?
Empfangen können muss man sie in Deutschland seit dem 1. Januar 2025, für den Versand laufen Übergangsfristen bis zum 1. Januar 2028. Welche Stufe für Ihren Betrieb greift, klärt verbindlich Ihr Steuerberater.
Weitere Themen.
Diese Bereiche hängen im Alltag zusammen und sind hier einzeln erklärt. Alle Themen im Überblick
Welche Daten in Ihre Abrechnung gehen.
In der Vorführung gehen wir durch, welche geprüften Leistungsdaten hpo Bau bereitstellt und in welcher Form sie in Ihr Programm gelangen. Die Rechnung selbst erzeugt weiterhin Ihr kaufmännisches Programm.