Die Rechnung schreibt Ihr System. Die Grundlage liefern wir.
Ab 2025 gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen neue Formate – und viele Baubetriebe fragen sich, was das für ihre Software bedeutet. Für hpo Bau ist die Antwort kurz: Rechnungen entstehen weiterhin in Ihrem kaufmännischen Programm. Was hpo Bau beisteuert, ist die geprüfte Leistung dahinter.
Was hpo Bau tut – und was nicht.
Damit Sie nicht erst im Gespräch merken, wo die Grenze liegt.
Keine Rechnungsstellung in hpo Bau
- Keine Ausgangsrechnungen und keine Rechnungsnummern
- Kein Versand von ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien
- Keine offenen Posten und kein Mahnwesen
- Das bleibt bei Ihrem kaufmännischen Programm
Aber: die belastbare Grundlage dafür
- Geleistete Stunden nach Projekt, Kunde und Zeitraum
- Regienachweise mit Unterschrift von Polier und Bauherr
- Material, Fahrzeuge und Lieferscheine am selben Vorgang
- Geprüft und freigegeben, bevor abgerechnet wird
Wer die Rechnung direkt aus der Software heraus schreiben möchte, findet das bei unserem zweiten Produkt: hpo Smart Scale erzeugt E-Rechnungen aus den Wiegescheinen – für Betriebe mit Fahrzeugwaage.
E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail.
Der Unterschied liegt nicht im Versandweg, sondern im Format.
Strukturierte Daten statt Bild einer Rechnung.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie aufgebaut ist, damit das System des Empfängers sie ohne Abtippen verarbeiten kann. In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich: ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteten Daten, und XRechnung als reines XML, verbreitet bei öffentlichen Auftraggebern.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland solche Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, die zum 1. Januar 2028 auslaufen. Was das konkret für Ihren Betrieb bedeutet, klären Sie mit Ihrem Steuerberater – wir liefern die Daten, nicht die Rechtsauskunft.
Wie Nachweise entstehen
Am Format scheitert selten eine Rechnung.
Aufgehalten wird die Abrechnung fast immer von etwas anderem.
Fehlende Nachweise
- Die Freigabematrix zeigt, wo Stunden offen sind
- Sichtbar im laufenden Monat, nicht erst am Monatsende
- Bearbeitungsfristen je Prozess einstellbar
- Erinnerung per E-Mail und auf das Gerät
Strittige Regiestunden
- Unterschrift von Polier und Bauherr auf dem Gerät
- Foto und Lieferschein am selben Vorgang
- Zeitpunkt und Beteiligte dokumentiert
- Kürzungen lassen sich mit Belegen beantworten
Unklare Mengen
- Geleistete Stunden nach Projekt, Kunde und Zeitraum
- Plan gegen Ist je Projekt gegenübergestellt
- Material und Geräteeinsatz je Baustelle
- Auswertung ohne Umweg über Excel
Übergabe ins System
- Stammdaten-Import und -Export per CSV
- Berichte druckfertig als PDF
- Lohndaten über die BRZ-Schnittstelle
- Weitere Formate klären wir auf Anfrage
Belege am Vorgang
- Lieferscheine und Fotos aus der App
- Spesen von beantragt bis abgerechnet
- Dateiablage an Projekt, Fahrzeug und Vorgang
- Rückfragen lassen sich am Vorgang klären
Für Waagenbetreiber
- hpo Smart Scale rechnet Verwiegungen direkt ab
- Sammelrechnung aus den Wiegescheinen
- E-Rechnung nach EN 16931, geprüft vor dem Versand
- Offene Posten und mehrstufiges Mahnwesen
Von der Leistung zur Rechnungsposition.
hpo Bau begleitet die ersten drei Schritte – den vierten übernimmt Ihr System.
Leistung erfassen
Stunden, Material und Geräte entstehen im Arbeitsnachweis – auf der Baustelle, auch ohne Mobilfunknetz.
Bestätigen und freigeben
Regieleistungen werden auf dem Gerät unterschrieben, die Bauleitung gibt frei. Was nicht freigegeben ist, geht nicht weiter.
Auswerten
Im Büro stehen die abrechenbaren Mengen je Projekt und Kunde – als Bericht, als PDF oder als Export.
Rechnung schreiben
Ihr kaufmännisches Programm erzeugt daraus die Rechnung im geforderten Format und versendet sie.
Was Betriebe vorher wissen wollen.
Fehlt Ihre Frage? Schreiben Sie uns kurz, wir antworten direkt.
Kann hpo Bau ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien erzeugen?
Nein. hpo Bau erzeugt keine Ausgangsrechnungen. Die Rechnung entsteht in Ihrem kaufmännischen Programm – hpo Bau liefert die geprüften Leistungsdaten, aus denen die Positionen werden.
Warum bauen Sie das nicht ein?
Weil die meisten Baubetriebe bereits ein Programm für Rechnungen und Buchhaltung nutzen und ein zweites nicht brauchen. Der Engpass liegt fast nie beim Format der Rechnung, sondern bei der Frage, ob die Leistung dahinter sauber belegt ist.
Wie kommen die Daten in unser Abrechnungsprogramm?
Über Auswertungen, PDF-Berichte und den CSV-Export; für Lohndaten über die BRZ-Schnittstelle. Welcher Weg zu Ihrem Programm passt, klären wir vorab – weitere Formate auf Anfrage.
Wir haben eine Fahrzeugwaage – gilt das auch dort?
Nein, dort ist es anders: hpo Smart Scale erzeugt E-Rechnungen selbst, direkt aus den Wiegescheinen, inklusive Sammelrechnung, Prüfung der Pflichtangaben und Versand.
Ab wann müssen wir E-Rechnungen versenden können?
Empfangen können muss man sie in Deutschland seit dem 1. Januar 2025; für den Versand laufen Übergangsfristen bis zum 1. Januar 2028. Welche Stufe wann für Ihren Betrieb greift, hängt unter anderem vom Umsatz ab – das klärt Ihr Steuerberater verbindlich.
Hilft uns hpo Bau trotzdem bei der Umstellung?
Indirekt, aber wirksam: Je vollständiger und früher die Leistungsdaten vorliegen, desto weniger Nacharbeit entsteht bei der Rechnungsstellung – unabhängig davon, in welchem Format am Ende versendet wird.
Weitere Themen.
Sie hängen im Alltag zusammen – hier stehen sie einzeln erklärt. Alle Themen im Überblick
Sehen Sie, was bei Ihrer Abrechnung ankommt.
Sagen Sie uns, womit Sie heute Rechnungen schreiben – in der Demo gehen wir durch, welche Daten hpo Bau dafür liefert und in welcher Form sie in Ihrem System landen.