Solange die Rechnung beim Bauleiter liegt, läuft die Skontofrist weiter.
Lieferscheine und Eingangsrechnungen sind die Kostenseite jeder Baustelle – und der Vorgang, der am häufigsten liegen bleibt. In hpo Bau laufen sie von der Anlage über die Freigabe des Bauleiters bis in die Projektkosten. E-Rechnungen werden unmittelbar eingelesen, andere Belege lassen sich aus PDF oder Foto vorbelegen.
Zwischen Rechnungseingang und Buchhaltung liegt die Freigabe auf der Baustelle.
Und solange der Beleg dort liegt, weiß niemand, was die Baustelle gekostet hat.
Freigeben kann eine Rechnung nur, wer die Leistung beurteilen kann.
Ob die berechnete Menge geliefert wurde, weiß nur der, der auf der Baustelle war. Also geht die Rechnung aus dem Büro zum Bauleiter – per Mail, im Fach, auf Papier. Dort liegt sie, bis er das nächste Mal hereinkommt. In der Zwischenzeit läuft die Skontofrist, und in der Projektauswertung fehlen die Kosten.
Dazu die zweite Fehlerquelle: Zu vielen Lieferungen kommt erst Wochen später die Rechnung. Wer den Lieferschein bereits als Kosten gebucht hat und die Rechnung ebenfalls, zählt die Lieferung zweimal. Wer nur eines von beidem bucht, hat je nach Zeitpunkt zu wenig oder zu viel im Projekt stehen.
Wohin die Kosten laufenDer Erfassungsaufwand hängt vom Format der eingehenden Datei ab.
Alle drei enden im selben Beleg – sie unterscheiden sich nur darin, wie viel vorbelegt ist.
1 · E-Rechnung einlesen
Der zuverlässigste Weg – und der, dessen Anteil wächst.
- ZUGFeRD und XRechnung werden unmittelbar übernommen
- Ohne Texterkennung, ohne KI und ohne Abtippen
- Die Daten liegen in der Datei bereits strukturiert vor
- Kopf und Positionen sind damit vollständig
- Enthält eine Datei beides, wird dieser Weg bevorzugt
2 · PDF oder Foto auslesen
Für alles, was weiterhin als Bild ankommt.
- Lieferant, Belegnummer, Datum, Beträge, Steuer und Positionen
- Der Lieferant wird über die vorhandenen Adressen erkannt
- Positionen über Artikelnummer und Bezeichnung zugeordnet
- Alles Ausgelesene ist ein Vorschlag, kein fertiger Beleg
- Geprüft und geändert wird von Hand, gespeichert erst danach
3 · Manuelle Erfassung
Vorschau links, Formular rechts – ohne Blättern zwischen Fenstern.
- Datei anhängen, Kopfdaten erfassen, Positionen anlegen
- Positionen auf mehrere Projekte und Teilprojekte verteilbar
- Eine Position ohne Projekt bleibt als offener Punkt sichtbar
- Belegarten sind Lieferschein, Rechnung und Gutschrift
- Zahlungsziel und Skonto kommen aus dem Lieferantenstamm
Der zweite Weg setzt die KI-Komponente voraus – dieselbe, die auch den KI-Assistenten trägt. Weg eins und drei arbeiten ohne sie.
Vom Eingang bis in die Projektkosten.
Ein eigener Programmteil, der den Beleg über alle Stationen führt.
Freigabe durch den Bauleiter
- Zuständig ist der Bauleiter des Projekts, nicht das Büro
- Ein Teilprojekt erbt den Bauleiter seines Projekts
- Belege ohne zuständigen Bauleiter sind eine eigene Auswahl
- Liste mit Sammelfreigabe oder geführte Freigabe mit Vorschau
- Oben steht nur, was ihn betrifft: von wem, wofür, wie viel
Lieferschein und Rechnung verbunden
- Beide werden über den Bezugsbeleg miteinander verknüpft
- Damit zählt dieselbe Lieferung nie zweimal als Kosten
- Ein Lieferschein wird erst mit der zugehörigen Rechnung zu Kosten
- Ausnahme ist das eigene Werk – dort folgt keine Rechnung
- Offene Lieferscheine ohne Rechnung bleiben sichtbar
Fristen, die sich selbst rechnen
- Zahlungsziel, Skontofrist und Skontosatz stehen am Lieferanten
- Jeder Beleg berechnet seine Fristen daraus selbst
- Status, Fälligkeit und Zahlungsstand in einer Liste
- Zahlungen werden dort eingetragen, Zuordnungen berichtigt
- Filter nach Lieferant, Projekt, Bauleiter, Freigabestand, Zeitraum
Dashboard als Arbeitsvorrat
- Überfällige Belege und ablaufende Skontofristen
- Belege in Freigabe und offene Lieferscheine ohne Rechnung
- Jeweils mit Anzahl und Betrag
- Aufteilung nach Lieferant und Projekt, dazu der Monatsverlauf
- Jede Kachel führt in die gefilterte Belegliste
Wiegescheine aus hpo Smart Scale
- Verwiegungen aus hpo Smart Scale werden übernommen
- Aus jedem Wiegeschein wird ein Beleg vom Typ Lieferschein
- Menge, Preis, Lieferant und Projekt kommen mit
- Der Abruf läuft im Hintergrund und verdoppelt nichts
- Damit steht die Lieferung ohne Zutun in der Projektauswertung
Lieferungen aus dem eigenen Werk
- Lieferungen des eigenen Werks tragen ein eigenes Kennzeichen
- Zu ihnen kommt nie eine Rechnung – Kies aus der eigenen Grube
- Sie werden trotzdem sofort als Kosten wirksam
- Ohne das Kennzeichen stünden sie dauerhaft als offen
- Asphalt aus dem eigenen Mischwerk läuft genauso
Was Betriebe vorher wissen wollen.
Fehlt Ihre Frage? Schreiben Sie uns kurz, wir antworten direkt.
Brauchen wir die KI, um Belege zu erfassen?
Für das Auslesen aus PDF oder Foto ja – dafür ist die KI-Komponente nötig. E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung werden ohne KI eingelesen, und die Erfassung von Hand funktioniert ohnehin.
Wie wird verhindert, dass eine Lieferung zweimal zählt?
Über den Bezugsbeleg: Lieferschein und zugehörige Rechnung werden miteinander verbunden. Ein Lieferschein wird erst mit der Rechnung zu Kosten – außer er stammt aus dem eigenen Werk, denn dort folgt keine Rechnung mehr.
Wer gibt eine Rechnung frei?
Der Bauleiter des Projekts. Ein Teilprojekt erbt den Bauleiter seines Projekts; steht am Belegkopf kein Projekt, entscheidet das erste Projekt der Positionen. Belege ohne zuständigen Bauleiter stehen in einer eigenen Auswahl, damit sie nicht durch jeden Namensfilter fallen.
Sieht der Bauleiter die kaufmännischen Details?
In der geführten Freigabe steht oben nur, was ihn betrifft – von wem, wofür, wie viel. Zahlungsziel, Skonto, Steuer und Kostenstelle liegen darunter unter „Details“ und lassen sich bei Bedarf öffnen.
Können Positionen auf mehrere Baustellen verteilt werden?
Ja, auf verschiedene Projekte und Teilprojekte. Eine Position ohne Projekt bleibt als offener Punkt sichtbar, statt stillschweigend irgendwo zu landen.
Gehört das zu einem der beiden Pakete?
Die Eingangsbelege sind ein neuer Programmteil und in der Preisübersicht vom August noch nicht enthalten. Wie sie lizenziert werden, klären wir im Gespräch.
Weitere Themen.
Sie hängen im Alltag zusammen – hier stehen sie einzeln erklärt. Alle Themen im Überblick
Schicken Sie uns eine Ihrer Eingangsrechnungen.
Nehmen Sie einen typischen Beleg aus Ihrem Alltag – wir lesen ihn in der Demo ein und Sie sehen, wie viel davon vorbelegt ist und was bis zur Projektkostenbuchung noch zu tun bleibt.