Unterweisungen nachweisen, ohne Ordner zu durchsuchen.
Unterwiesen wird in jedem Betrieb. Die Frage ist nur, wie lange es dauert, das zu belegen. In hpo Bau legen Sie die Unterweisung einmal mit ihren Dokumenten an, die Mitarbeiter bestätigen sie per Unterschrift in der App – und der Nachweis steht auf Knopfdruck bereit, wenn jemand danach fragt.
Der Nachweis fehlt nicht – er ist nur nicht auffindbar.
Gesucht wird immer dann, wenn die Zeit am knappsten ist.
Die Liste geht herum und verschwindet im Ordner.
Die Unterweisung findet statt, eine Anwesenheitsliste wird herumgereicht, jemand heftet sie ab. Solange nichts passiert, fragt niemand danach. Fragt doch jemand – die Berufsgenossenschaft, der Auftraggeber, der Sicherheitsbeauftragte nach einem Unfall –, beginnt die Suche nach einem Blatt von vor acht Monaten, auf dem vielleicht auch noch eine Unterschrift fehlt.
Das zweite Problem ist die Wiederholung: Sie fällt meist erst auf, wenn sie überfällig ist. Und bei wechselnden Kolonnen weiß nach einem halben Jahr niemand mehr sicher, wer im Mai dabei war und wer erst im Juli angefangen hat.
Dass unterwiesen werden muss, ergibt sich aus § 12 Arbeitsschutzgesetz und der DGUV Vorschrift 1. Worüber und wie oft, legt Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit fest – hpo Bau übernimmt die Dokumentation, nicht die Unterweisung selbst.
Auch geprüft: das ArbeitszeitgesetzEinmal anlegen, dauerhaft nachweisbar.
Die Unterweisung selbst führen weiterhin Sie durch. Alles danach übernimmt das System.
Einmal anlegen
- Unterweisung mit Inhalt und zugehörigen Dokumenten hinterlegen
- Für einzelne Mitarbeiter oder ganze Gruppen zuweisen
- Beliebig viele Unterweisungen nebeneinander führen
- Neue Mitarbeiter erben die Zuweisung ihrer Gruppe
Bestätigung in der App
- Der Mitarbeiter öffnet die Unterlagen auf dem eigenen Gerät
- Bestätigt wird per Unterschrift auf dem Display
- Mit Zeitpunkt am Mitarbeiter dokumentiert
- Kein Einsammeln von Unterschriften auf Papier
Übersicht statt Liste
- Übersicht über erledigte und offene Unterweisungen
- Nach Gruppe, Mitarbeiter oder Unterweisung filterbar
- Offene Bestätigungen fallen sofort auf
- Auch für neue Mitarbeiter sofort sichtbar
Wiedervorlage von selbst
- Wiederholungsintervall je Unterweisung hinterlegen
- Fällige Wiederholungen meldet das System, bevor sie überfällig sind
- Benachrichtigung per E-Mail und auf das Gerät
- Keine Strichliste im Kalender der Büroleitung
Nachweis als Bericht
- Druckfertiges PDF je Unterweisung oder je Mitarbeiter
- Berichtsvorlage im eigenen Layout austauschbar
- Direkt aus dem System per E-Mail weitergebbar
- Vorzeigbar, ohne vorher etwas zusammenzustellen
Änderung erzwingt neue Unterschrift
- Wird der Inhalt geändert, verfällt die bisherige Bestätigung
- Die betroffenen Mitarbeiter unterschreiben erneut
- Der alte Stand bleibt dokumentiert
- Damit belegt die Unterschrift genau das, was gelesen wurde
Von der Unterweisung zum belastbaren Nachweis.
Vier Schritte, von denen zwei ohne Zutun des Büros ablaufen.
Anlegen
Die Unterweisung wird mit Inhalt, Dokumenten und Wiederholungsintervall einmal hinterlegt.
Zuweisen
Mitarbeiter oder Gruppen werden zugeordnet – neue Kollegen erben die Zuweisung ihrer Gruppe.
Bestätigen
Der Mitarbeiter liest die Unterlagen in der App und unterschreibt auf dem Display.
Nachweisen
Die Übersicht zeigt den Stand, der Bericht liefert das Dokument, auch Monate später.
Was Betriebe vorher wissen wollen.
Was hier nicht steht, beantworten wir Ihnen direkt. Schreiben Sie uns kurz.
Ersetzt das die Unterweisung selbst?
Nein. Durchführung, Inhalt und Häufigkeit bleiben bei Ihnen beziehungsweise Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit. hpo Bau dokumentiert, dass sie stattgefunden hat, und hält den Nachweis vor.
Welche Unterweisungen lassen sich hinterlegen?
Alle, die Sie führen möchten – von der jährlichen Sicherheitsunterweisung über Geräte- und Maschinenunterweisungen bis zu Betriebsanweisungen für einzelne Arbeitsverfahren.
Was passiert, wenn sich eine Unterweisung ändert?
Die bisherige Bestätigung verfällt und muss erneut geleistet werden. Der frühere Stand bleibt dokumentiert, damit nachvollziehbar ist, wer wann was bestätigt hat.
Wie erfahren wir von fälligen Wiederholungen?
Das System meldet sie anhand des hinterlegten Intervalls – per E-Mail und auf das Gerät, bevor die Frist abläuft. Die Übersicht zeigt zusätzlich jederzeit den Stand.
In welchen Sprachen steht die Unterweisung zur Verfügung?
Die Bedienoberfläche der App gibt es in acht Sprachen. Die hinterlegten Dokumente bleiben in der Sprache, in der Sie sie ablegen – wer mehrsprachig unterweist, hinterlegt die Unterlagen entsprechend.
In welchem Paket sind die Unterweisungen enthalten?
Im Paket Betrieb, zusammen mit Planung, Fuhrpark, Bautagebuch und Spesen. Details stehen in der Preisübersicht.
Weitere Themen.
Nachweise, Fristen und Pflichten hängen im Alltag zusammen; hier stehen die Nachbarthemen einzeln erklärt.
Eine Unterweisung bis zum Nachweis.
In der Vorführung legen wir eine Unterweisung mit ihren Dokumenten an und lassen sie bestätigen. Sie sehen, wie der Nachweis entsteht und was bei einer Prüfung davon vorliegt.